dokumentasi pengelolaan laboratorium

DOKUMENTASI PENGELOLAAN LABORATORIUM

Setiap kegiatan laboratorium diperlukan adanya dokumentasi. Hal ini dilakukan untuk mencatat setiap kejadian dan penemuan yang dilakukan. Dari situlah diharapkan adanya solusi terhadap permasalahan yang ada. Dengan kata lain kita harus belajar dari pengalaman yang dalam hal ini kegiatan yang menyangkut tridharma perguruan tinggi. Setiap laboratorium apapun itu namanya haruslah memiliki sistem pendokumentasian kegiatan, baik itu yang menyangkut administrasi, unjuk kerja, apa lagi penelitian.

Dari sinilah kita memulai kerja dengan menerapkan tata kelola kerja di laboratorium. Alhamdulillah, Fakultas Peternakan Universitas Padjadjaran telah berusaha untuk menerapkan metode ini pada setiap laboratorium yang ada di lingkungannya. Setiap pihak yang mengelola laboratorium bekerja keras membuat pengadministrasian dan pendokumentasian setiap kegiatan laboratorium secara terarah.

A.   Dokumentasi Kegiatan Laboratorium

Metode ini diterapkan dalam rangka mempromosikan dan mengembangkan uji kualitas data, serta memberikan perangkat manajerial jaminan pendekatan manajemen yang meliputi keberlangsungan, pelaporan dan pengarsipan penyelidikan laboraturium. Secara administrasi, peraturan berfungsi untuk mengatur jalannya laboratorium dengan baik. Dengan demikian pengelola dapat menyempurnakan kerjanya dengan mengatur prosedur perencanaan, pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan. Hal itu dilakukan untuk meminimalisir sumber kesalahan/error dalam melaksanakan pengujian.
Metode ini menekankan pada pentingmya faktor – faktor sebagai berikut :

a.    Sumber daya: Organisasi, personal, fasilitas, peralatan.

b.    Aturan: Usulan penelitian, Standard Operating Procedures, Konsep arahan penelitian sebagai poin yang sangat penting untuk mengontrol penelitian.

c.    Dokumentasi : Data mentah, Laporan Akhir, Arsip.

d.    Jaminan Kualitas: Independen terhadap berlangsungnya pengujian

1.    Sumber Daya

a.    Organisasi dan Personal

Tata kelola kerja di laboratorium memerlukan struktur organisasi dan pertanggungjawaban yang jelas dari setiap personal peneliti. Hal ini berarti bahwa diagram organisasi dan job deskripsi harus up-to-date dan mencerminkan kenyataan. Diagram organisasi dan job deskripsi memberikan suatu pemikiran yang cepat dalam hal menjalankan fungsi laboratorium yang memiliki keterkaitan antartempat dan tugas yang berbeda.

b.    Fasilitas Dan Peralatan

Fasilitas harus cukup luas untuk menghindari permasalahan seperti proyek yang terlalu penuh, kontaminasi silang, kebingungan antara proyek dan kondisi kerja yang kaku. Penggunaan (air, listrik, dsb.) harus stabil dan cukup. Seluruh peralatan harus dikerjakan sesuai petunjuk. Suatu program validasi, kalibrasi, dan perawatan harus dikerjakan dengan teliti. Pencatatan penggunaan dan perawatan sangat penting dalam mengetahui, setiap poin waktu, keadaan peralatan.

2.    Aturan

a.    Pendahuluan

Tahap-tahap prinsip suatu pengujian harus dijelaskan dalam usulan penelitian. Kemudian disajikan dalam rencana penelitian untuk mendemonstrasikan penyelengaraan penelitian yang terrencana secara memadai. Untuk itu usulan harus disetujui oleh koordinator penelitian pada saat penandatanganan proposal sebelum pengujian dimulai, dan pilihan rancangan penelitian tidak dapat dibuat kecuali dengan prosedur amandemen yang formal. Semua ini akan menjamin rekonstruktabilitas penelitian berikutnya.

b.    Prosedur Tertulis

Prosedur tidak akan mungkin dijelaskan, seluruh rincian teknis penelitiannya, pada pendahuluan. Laboratorium perlu menyetandarkan secara teknis dalam mem-fasilitasikan perbandingan hasil pengujian. Untuk itu lah kita memerlukan SOP. Namun prosedur tidak dapat dipergunakan sepanjang waktu; hal ini berakibat pada penggunaan prosedur dengan metode yang kadaluarsa; Maka kita harus selalu beradaptasi dengan perkembangan ilmu dan kemajuan teknik pengetahuan. Untuk itu kita harus meninjaunya secara teratur, kemudian memodifikasinya bila diperlukan, sehingga dapat mencerminkan bangunan pengetahuan yang sebenarnya.

c.    Pengarah Penelitian

Pengarah penelitian adalah seseorang yang paling bertanggung jawab terhadap terlaksananya tata kelola kerja laboratorium dalam suatu pengujian; bertanggung jawab terhadap kelengkapan penelitian pendahuluan, dan keberlangsungan suatu pengujian. Hal itu dilakukan dalam penandatanganan pernyataan keterlaksanaan.

3.    Dokumentasi

a.    Data Mentah

Setiap pengujian menghasilkan data mentah yang merupakan hasil dari investigasi. Penelitian harus mewakili kesimpulan dasar, namun pada sisi lain juga merupakan pembuktian prosedur dan keadaan pada saat dilangsungkannya pengujian. Beberapa hasil pengujian akan diolah secara statistik, sementara yang lainnya dapat digunakan secara langsung. Hasil pengujian dan interpretasi, yang diberikan ilmuwan dalam jurnal penelitian, harus merefleksikan kebenaran dan keakuratan data mentah.

b.    Pengarsipan

Karena suatu pengujian harus direkonstruksikan setelah beberapa tahun, catatan harus disimpan untuk periode waktu yang lama namun dapat digunakan untuk mencari keterangan yang tepat, harus ada jaminan keamanan penyimpanan seluruh catatan. Pengarsipan data mentah dan dokumen penting lainnya harus utuh dan jangan sampai hilang atau juga digantikan; untuk itu batasi akses orang-orang menuju arsip untuk menjaga catatan masuk dan keluar.

4.    Jaminan Kualitas

Jaminan kualitas merupakan jaminan keterlaksanaan aturan dalam suatu fasilitas pengujian.

B.   Faktor – Faktor Pendukung

1.    Peralatan

Adanya peralatan yang tepat dengan kapasitas yang cukup merupakan prasyarat dalam menjamin keberlangsungan penelitian dengan tepat. Semua peralatan harus sesuai dengan kegunaannya, dan harus dikalibrasikan agar pendayagunaannya akurat. Pencatatan, perbaikan dan perawatan rutin, dan kerja non rutin lainnya, harus diatur dengan baik. Salah satu tujuan tata kelola kerja laboratorium adalah untuk memastikan dan menjamin bahwa data yang dihasilkan dapat dipercaya dan tidak kehilangan data akibat ketidakakuratan, ketidakcukupan atau kesalahan dari peralatan.

Peralatan yang tepat herus memenuhi kriteria sebagai berikut :

a.    Kesesuaian

Hal ini dapat dinilai dan dipertimbangkan sesuai dengan kegunaan dari peralatan yang digunakan. Kapasitas harus pula memenuhi kebutuhan pelaksanaan tugas.

b.    Terkalibrasi secara berkala

Peralatan harus digunakan sesuai dengan secifikasinya apakah untuk menghasilkan data (misal peralatan analitik atau timbangan) atau untuk mempertahankan kondisi standar ( missal pendingin atau AC). Setiap peralatan harus memiliki semacam bukti ketercapaian spesifikasi. Hal ini umumnya dapat dilengkapi dengan pengecekan secara periodic.

Pada kasus peralatan ukur, hal ini akan melibatkan penggunaan peralatan baku dalam melakukan penyetandaran. Misalnya, timbangan harus dikalibrasi dengan alat yang diketahui standar beratnya. Pada kasus peralatan analitik, sampel yang diketahui konsentrasinya akan digunakan untuk menjamin bahwa peralatan berfungsi sebagaimana yang diharapkan, memberikan dasar dari mana mengkalkulasikan hasil akhir. Peralatan lain, seperti AC untuk kandang ternak atau ruangan penyimpanan dengan temperature konstan, harus di-cek secara teratur.

c.    Keterawatan

Peralatan harus dirawat agar dapat bekerja secara konstan dan untuk mengurangi kerusakan yag dapat mengakibatkan kehilangan data. Perawatan dilakukan dengan cara :

1)    Terencana.

Hal ini dilakukan dengan pengecekan secara berkala dalam hal penggunaan yang berturut-turut dan kalibrasi kinerja alat. Misalnya pengecekan berkala menganjurkan bahwa mesin tidak berfungsi sesuai dengan spesifikasi. Perawatan yang terencana merupakan tindakan yang bermanfaat bagi sejumlah besar peralatan atau barang yang tidak memiliki alternative pilihan yang sesuai. Hal ini dapat mengurangi resiko kerusakan.

2)    Back up Data.

Untuk peralatan modern yang perawatannya tidak mudah, seperti computer atau timbangan elektronik yang dioperasikan untuk menganalisa. Dalam hal ini laboraturium harus memiliki back-up dan akses pada engeneer-nya. Laboraturium harus memiliki kemampuan untuk melanjutkan perbaikan yang esensial dalam mencegah kehilangan data pengujian yang tidak dapat diperoleh kembali (irretrievably). Untuk itu berikan peringatan awal dalam mengoperasikan suatu peralatan. Rencanakan interval pengecekan untuk, misalnya dengan penggunaan alarm saat terjadi gangguan fungsi peralatan.

2.    Pendokumentasian Kegiatan

Perencanaan perawatan rutin, sebagaimana disebutkan di atas, harus didokumnetasikan dalam rangka menjamin bahwa barang tersebut cukup terawat dan tidak berada di luar interval perbaikan. Stiker yang ditempelkan ke peralatan, akan sangat membantu perawatan yang baik

3.    Personal

Setiap personal yang terlibat harus memiliki komitmen dalam menjalankan aturan. Tanpa komitmen manajemen dan keterlibatan formal seluruh personal, kredibilitas sistem menjadi berkurang dan tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Sistem dan manajemen organisasi merupakan elemen yang sangat penting.

4.    Prosedur Operasi Standar (SOP)

Tatacara suatu sistem SOP sangat penting dalam mengatur alokasi waktu dan pelaksanaan tugas kerja. Deming menyatakan: ‘‘Gunakan standar [misal SOP] sebagai pembebas yang mengatasi permasalahan rutin, dan biarkan kreatifitas itu bebas dalam mencari jawaban yang belum terselesaikan’’ (W. Edwards Deming).

Keberhasilan penerapan SOP memerlukan :

a.    Keberlanjutan dan antusias dukungan dari setiap tingkat manajemen dengan komitmen untuk membangun SOP sebagai elemen yang esensial dalam organisasi dan budaya laboratorium.

b.    Pendidikan dan pelatihan personal harus berdasarkan SOP sehingga prosedur dilakukan dengan cara yang sama bagi seluruh personal.

c.    SOP suatu sistem manajemen befungsi untuk menjamin bahwa SOP yang sedang berlangsung bermanfaat pada tempat yang tepat.

C.   Gambaran Umum Sistem yang Berdasarkan SOP

Sistem harus memiliki karakteristik sebagai berikut :

1.    Penggabungan seluruh sistem laboraturium dari dokumentasi induk.

2.    Memiliki ulasan yang luas terhadap :

a.    Seluruh tahap rancangan penelitian pokok, manajemen, keberlangsungan dan pelaporan.

b.    Memiliki kebijakan dan prosedur administrative yang ‘Ilmiah’ (missal: format, sistem pengamanan dan kesehatan, keamanan, personal, dsb).

c.    Teknik keilmuan yang baku, peralatan, dsb.

3.    Mudah dipahami.

SOP harus lah mengikuti susunan baku (standard dan petunjuk yang ada dalam ha ini). Prosedur harus tertulis dan memperlihatkan suatu perbendaharaan kata yang tepat. Setiap personal harus mendukung terlaksananya SOP. Ideal nya, setiap orang yang bekerja harus pula menulis SOP-nya, kemudian mempromosikan rasa pertanggungjawabannya terhadap pekerjaan yang mereka lakukan.

4.    Dapat digunakan dan dapat dipercaya.

Untuk alasan kepercayaan dan kemudahan penggunaan, sistem berderet dari SOP seringkali dipilih sebagai suatu pendekatan. Misalnya tingkat yang satu menggambarkan kebijakan umum dan prosedur ( penulisan usulan studi, peninjauan, persetujuan, distribusi dan modifikasi, SOP, peraturan umum bagi penggunaan dan perawatan peralatan, pengarsipan, dsb.), mewakili metode teknis (misalnya metode pewarnaan jaringan, metode analisis, prosedur khusus untuk menggunakan dan merawat peralatan).

Sebaiknya SOP dibuat sebagai pengikat, dengan suatu tabel yang up-to-date, pembagian bab yang logis, dan pendistribusian yang selektif, untuk menghindari kesalahan dalam penempatan. Pada beberapa laboraturium, SOP dapat digunakan secara langsung dalam suatu layar, namun pada kasus ini kita perlu untuk menerapkan aturan khusus mengenai pencetakan SOP (yang sudah tidak berlaku). Setiap perubahan SOP harus dibuat melalui revisi secara formal; penulisan dan perubahan dengan tulisan tangan tidak dapat diterima.

5.    Kepahaman.

Staf harus paham mengenai SOP dan mengikutinya dengan teliti. Apabila terjadi penyimpangan, komunikasikan dengan direktur penelitian, kemudian pihak manajemen harus menjamin terlaksananya aturan dalam rangka mempertahankan kredibilitas suatu sistem.

6.    Tanggung Jawab.

Setiap orang harus bertanggung jawab terhadap setiap SOP yang dikerjakannya. Oleh karena itu maka buatlah prosedur yang selalu mengikuti perkembangan jaman. Untuk itu, buat masing-masing prosedur untuk selalu dapat diperbaharui. Suatu ide yang bagus yaitu untuk menentukan perlunya peninjauan secara berkala.

7.    Kontrol Perubahan.

Suatu sistem formal harus berada pada tempat yang menjamin rekonstruksi sejarah. Suatu sistem SOP, apabila bekerja dengan tepat, cenderung untuk selalu berubah karena penambahan, pengurangan, dan modifikasi yang menggambarkan tingkat normal kemajuan atau perubahan. Perubahan dan amandemen merupakan bukti yang baik bahwa laboraturium menggunakan SOP. Oleh karena itu pembaharuan harus mudah dan cepat, dan kekuasaan sebaiknya tidak banyak terlibat.

8.    Pemusatan Organisasi.

Hal ini memperhatikan permasalahan mengenai pelaporan seperti pembuatan format, penomoran, pengeluaran, modifikasi, dan penarikan ketidaklogisan, penundaan, kurangnya kepercayaan, dan ketidaklengkapan distribusi. Pemusatan organisasi menghindari terjadinya duplikasi upaya.

9.    Ketersediaan. SOP harus dibuat dan dapat digunakan dengan segera oleh seseorang yang melakukan pekerjaan.

10. Pengarsipan. Semua SOP yang ditarik, apakah tidak lagi digunakan atau digantikan dengan versi revisi, harus diarsipkan dengan hati-hati, dalam rangka untuk membuat catatan sejarah yang lengkap mengenai prosedur fasilitas pengujian.

Dari seabrek paparan di atas jelaslah bahwa tata kelola kerja laboratorium membutuhkan kerja sama tim di bawah pimpinan orang yang betul-betul memahami bagaimana penerapannya. Pelaksanaannya tanggung jawab setiap staf yang berkecimpung dalam suatu laboratorium, mulai dari kepala laboratorium hingga ke teknisi laboratorium.

Referensi
UNDP/World Bank/WHO. 2000. HANDBOOK GOOD LABORATORY PRACTICE (GLP). Special Programme for Research and Training in Tropical Diseases (TDR).